- Переписка сегодня — неотъемлемая часть жизни. Да, большая часть того, что мы пишем ежедневно — короткие сообщения в мессенджерах. Однако и старые добрые письма все еще очень популярны, только теперь в электронном виде. Проблема в том, что в наш цифровой век стало так много информации, что нам приходится тщательно ее фильтровать.
- Сколько писем приходит вам по электронной почте каждый день? А сколько из них вы удаляете одним свайпом по экрану? Хорошо это или плохо, в обоих случаях ответ, скорее всего, будет «много».
- Так как же написать такое письмо, которое вашему адресату будет удобно и приятно читать? Как составить такое сообщение, на которое захочется дать ответ?
- Сделаем оговорку: мы не даем советов о том, как написать рекламный текст. Мы объясняем, как составить деловое письмо так, чтобы читатель мог быстро и правильно понять главную мысль. Прочитав данную статью, вы узнаете, какие негласные правила деловых писем существуют в корпоративной культуре больших компаний.
-
А в чем сложность-то? Пишем так же, как говорим и все!
- На самом деле такой подход губителен, и мы объясним, почему.
- Когда вы непосредственно говорите с собеседником, в вашем распоряжении больше средств выражения: мимика лица, интонация голоса, паузы, жесты, поза и, наконец, слова. Да, как ни странно, язык мы ставим на последнее место. Согласно исследованиям, лишь 7% информации передается через слова, воспринимаемые получателем. Остальные 93% отдаются на откуп вышеперечисленным невербальным средствам передачи информации.
- В письменной же речи единственный ваш инструмент — слово. Семантика нашего (да и любого другого) языка неидеальна: большинство слов многозначны, поэтому часто необходимо догадываться об истинном значении высказывания, додумывать. В письменной речи маневр для такого «чтения между строк» шире — по тексту очень сложно понять, где автор пишет с сарказмом и иронией, где серьезно, а где в шутку. Отчасти, правда, в этом могут помочь знаки препинания, однако с ними тоже нужно быть очень аккуратными (читайте о правилах постановки запятой в английском языке в нашей статье).
Вывод 1: устная и письменная речь — принципиально разные вещи.
Вывод 2: к составлению письменного сообщения (e-mail) нужно подходить крайне ответственно.
-
Что нужно знать до написания письма
- 1. Кому вы пишете. Если вы пишете руководству или малознакомому человеку, письмо должно быть выдержано в официально-деловом стиле. Если ваш адресат — коллега, тон письма может быть более свободным. Также полезно знать сферу деятельности вашего получателя, так как это поможет понять, можно ли использовать в тексте какие-либо термины, неизвестные обычным читателям.
- 2. Зачем вы пишете. Необходимо четко сформулировать цель написания письма, для того чтобы находиться в рамках темы и не переполнять сообщение ненужной информацией.
-
Как правильно написать деловое письмо на английском языке
- 1. Всегда указывайте тему письма. Так адресату будет проще понять, что это письмо его интересует (или нет). При формулировании темы удостоверьтесь, что она проста и понятна. Для этого старайтесь использовать не более 3 слов.
- Примеры:
- Meeting on Friday;
- Marketing plan;
- Table reservation.
- 2. Используйте приветствия. Также будет нелишним добавить вежливое вступительное слово или чем-либо поинтересоваться. Обращаясь к женщине, используйте Ms, независимо от того, замужем она или нет.
- Примеры:
- Dear Mr Alex, hope you are well!
- Hello Mark, how was your holiday?
- Hello Ms Angela, I’m writing to you in order to…
- 3. Описывайте причину обращения.
- Примеры:
- We apologize for… / Мы приносим извинения за…;
- I would like to clarify that… / Я хотел бы прояснить, что…;
- We kindly ask you… / Мы любезно просим Вас…
- We hereby inform you that… / Настоящим уведомляем Вас о том…
- 4. Будьте кратки. Конечно, длина письма зависит от его темы, однако старайтесь не пугать адресата огромным объемом текста. Чем короче письмо, тем выше вероятность, что его дочитают до конца.
- 5. Используйте емкие слова. У больших руководителей нет времени на то, чтобы писать длинные письма. Поэтому они используют короткие, но очень емкие по содержанию слова и фразы. В их письмах очень много герундиев (propose having) — так они экономят речевые средства (вместо того, чтобы использовать to + инфинитив — propose to have). Если вы научитесь использовать такие слова в своих письмах, то будете выглядеть очень профессионально. Мы приведем примеры предложений с этими словами и без.
- Примеры:
- Forefront — важнейшее место. This goal should be in the forefront of your thoughts / This goal should be the most important thing to keep in mind right now;
- Highlight — (cущ.) основной момент, (гл.) выделять что-либо. We should highlight this word in the text / We should draw attention to this word in the text;
- Ensure — убедиться. Please, ensure he receives the message / Please, make sure he receives the message;
- Regarding — касающийся. We need precision regarding the time / We need precision on the subject of time;
- Acknowledgment — официальное подтверждение. He made an acknowledgment to receiving the letter we had sent / He made a confirmation that he received the letter we had sent.
- 6. Не сокращайте глагольные формы. В погоне за краткостью не забывайте о деловом стиле. Использование I’m вместо I am и I won’t вместо I will not считается непрофессиональным в бизнес-сфере. С другой стороны, говоря об отделах, не забывайте определенный артикль. Например: The Sales dept., The Finance dept., The IT dept.
- 7. Используйте всем известные сокращения. Да, как ни странно, don’t — это непрофессионально, а ASAP (as soon as possible) делает из вас «своего» человека!
- Примеры:
- FYI — For Your Information / Action. Используется, когда вы хотите проинформировать получателя о том, что сообщение будет ему интересно или попросить кого-то что-то выполнить;
- PFA — Please Find Attached. Добавляйте эту аббревиатуру, когда хотите привлечь внимание к прикрепленному файлу.
- KPI — Key Performance Indicator. Это количественно измеримый показатель достижения успеха в определенной области. Например, план продаж, доля рынка или число выигранных дел.
- EOY — End Of the Year. Часто используется совместно со значением KPI и годом. Например, количество реализованного товара по отношению к запасам на складе за период Январь-Декабрь 2015 может быть записан так: 85% EOY 2015.
- COB/EOD — Close of Business / End Of the Business Day. Часто используется вместе со словом deadline (срок окончания какой-либо работы). Например: the deadline is this Friday COB. Это значит, что работу нужно выполнить до 18-00 в эту пятницу (если, конечно, ваш рабочий день заканчивается в 18-00). Иногда вместо COB могут написать EOD, подразумевая то же самое. Это зависит от корпоративной культуры конкретной организации.
- 8. Используйте вложения. Графики, таблицы, картинки и тому подобное всегда отправляйте вложением, иначе ваше письмо будет неудобно читать.
- 9. Будьте осторожны с шутками. Лучше совсем их не использовать. Однако если уж очень хочется, будьте уверены, что шутку не сочтут неуместной или оскорбительной.
- 10. Используйте короткие предложения. В отличие от русского языка, в английском использование длинных предложений со второстепенными членами — моветон. Этот принцип верен вдвойне для деловой переписки.
- 11. Не пишите сплошным текстом. Используйте абзацные отступы. Даже в коротком сообщении, состоящем из 3 предложений, каждое предложение можно написать с новой строки да еще и разделить их пустыми строками. Так читателю будет проще понять, где заканчивается одна мысль и начинается другая.
- 12. Используйте выделения. Делайте это с умом и помните: выделить все — значит, не выделить ничего.
- 13. Пишите письма после встреч. Для подтверждения договоренностей, достигнутых во время встречи часто пишут письма, которые начинаются с подобной фразы: To confirm today’s meeting/call/discussion. После этого обычно идет перечисление самих договоренностей. В конце подобного письма добавляют: Let me know if I missed anything.
- 14. Вставьте вежливую фразу в конце.
- Примеры:
- Thank you and I’m looking forward to hearing from you / Спасибо Вам, и жду ответа от Вас;
- Thanks in advance / Заранее благодарю;
- If you have any questions, feel free to contact me / Если у Вас есть какие-либо вопросы, задавайте их;
- 15. Не забывайте о подписи. В английской деловой переписке принято говорить «искренне Ваш». Дальнейшие примеры — вариации подобной подписи.
- Примеры:
- Best regards;
- Kind regards;
- Warmest regards.
- Надеемся, наши советы помогут вам создать новые продуктивные деловые связи! Научиться писать грамотные деловые письма вам помогут наши опытные преподаватели в курсе Business English.
- Английская версия статьи